Estimados alumnos luego de redactar sus proyectos de servicio archivístico tengan a bien resolver las preguntas siguientes:
1. ¿Cuál es el nombre de su proyecto de servicio archivístico?
2. ¿Cuál es el supuesto que ha motivado su proyecto? (2 ptos)
3. ¿Cuáles son los entregables de su proyecto? (4 ptos)
4. Mencione 2 beneficios de su proyecto con respecto a la mejora del servicio en su institución - No es necesario que mencione el nombre de su institución - (4 ptos)
5. ¿Cuál sería el resultado final de su proyecto? Describa brevemente. (4 ptos)
6. Teniendo en cuenta lo aprendido en clase, deberá registrarse como seguidor del boletin informativo del CEINPA y a través de la opción de comentario registre sus recomendaciones de acuerdo a las indicaciones que se les de en dicha noticia, a la cual podra acceder a través del siguiente URL: Nuevo Dominio para el Portal Web del Archivo General de la Nación (6 ptos).
Nota: Su comentario (opinión profesional) deberá realizarlo teniendo en cuenta los contenidos de una carta de servicio archivístico, las necesidades de los usuarios y el ciclo de implementación de proyectos de servicio archivístico explicado en clase.
29 comentarios:
1. ¿Cuál es el nombre de su proyecto de servicio archivístico?
Implementación de una Herramienta en el STD en la Intendencia de Pensiones y Beneficios con la Digitalización de Documentos
2. ¿Cuál es el supuesto que ha motivado su proyecto? (2 ptos)
El congestionamiento documental y perdida de información
3. ¿Cuáles son los entregables de su proyecto?
• documentación en soporte tradicional digitalizada.
• herramienta incorporada al STD.
• personal capacitado en la nueva herramienta.
4. Mencione 2 beneficios de su proyecto con respecto a la mejora del servicio en su institución - No es necesario que mencione el nombre de su institución?
• Rápida ubicación y recuperación de los documentos: en sólo segundos.
• Puede servir como muestra piloto para las demás áreas.
5. ¿Cuál sería el resultado final de su proyecto? Describa brevemente.
El proyecto esta focalizado en la optimización de tiempos en los procesos de Reclamos, teniendo como objetivo el flujo digital del documento en lugar del documento físico e incorporarlo como herramienta en el STD, para una rápida ubicación de la información.
1. ¿Cuál es el nombre de su proyecto de servicio archivístico?
Digitalización de la serie legajos de personal del archivo Periférico de la Secretaria General del Ministerio de Relaciones Exteriores
2. ¿Cuál es el supuesto que ha motivado su proyecto?
Modernizar y agilizar el servicio archivístico brindado, por ello se ha pensado en el uso de las TIC como herramienta para llegar a dicho objetivo.
3. ¿Cuáles son los entregables de su proyecto?
Entregable 1 : 500 ml de documentos digitalizados
Entregable 2: Base de datos con imágenes digitalizadas
4. Mencione 2 beneficios de su proyecto con respecto a la mejora del servicio en su institución - No es necesario que mencione el nombre de su institución
• Se podrá apreciar un servicio archivístico más eficiente y ágil, con tiempos de respuesta
• progresivamente menores.
• El uso de las tecnologías de la información (TIC) promoverá la modernización en la gestión documental de la Secretaria General.
• Permitirá disponer, de una base de datos de imágenes.
5. ¿Cuál sería el resultado final de su proyecto? Describa brevemente.
Una vez obtenida la Base de datos con las imágenes digitalizadas de la Serie Legajos, se podrá brindar un servicio archivístico más ágil, al ser este la serie mas consultada del Archivo Periférico de la Secretaria General.
Jennifer Rosales C.
1: Digitalización de la serie Expediente de hidrocarburos de la Dirección General de Hidrocarburos (DGH) del Ministerio de Energía y Minas.
2: Modernizar y optimizar la gestión documental en el Ministerio de Energía y Minas, para disponer de los documentos en formato digital desde el Sistema de Trámite Documentario y asi mejorar la capacidad de gestión administrativa y de planeamiento estratégico.
3:
Documentos del Piloto de Digitalización cargados en un servidor de imágenes y de Sistema.
Sistema Gestor de Documentos Electrónicos de Archivos a Disposición de las áreas usuarias del piloto de Digitalización.
Plan de capacitación en el uso del Sistema de Gestión Documental.
Línea de producción instalada (software y hardware) e implementada
4:
Contar con la serie mas consultado del Ministerio en documentación electrónica almacenada en el servidor y la generación de un sistema de administración de esta documentación.
Tener acceso la información más importante y consultada en tiempo real.
5: la digitalización completa, solo de la serie más consultada en el archivo central, que son los expedientes de hidrocarburos, de los años 2000 al 2009, (se exceptúa la documentación del 2010, debido a que a partir de este año toda documentación generada por las unidades orgánicas del ministerio y recibidas por caja-tramite ya están en formato electrónico).
. ¿Cuál es el nombre de su proyecto de servicio archivístico?
Software de gestión de campañas símicas
Mejorar el sistema de gestión de la Serie Campañas Simicas mediante la
Implementación de un aplicativo que permita acceder en tiempo real a la información de las cintas y descargar su contenido
2. ¿Cuál es el supuesto que ha motivado su proyecto?
Dentro del Plan Estratégico, se tiene como objetivo, resguardar la totalidad de la información de subsuelo, la Matriz.
Los usuarios necesitan consultar la información y realizar reprocesados a las mismas. La principal motivación para realizar el proyecto fue contar con la información a la mano y, eso solo se puede lograr a través de un aplicativo que gestiona la información que previamente se cargo.
3. ¿Cuáles son los entregables de su proyecto?
Sísmica organizada y estructurada
Software y Carga masiva
Manual y Capacitación en la carga de datos
4. Mencione 2 beneficios de su proyecto con respecto a la mejora del servicio en su institución - No es necesario que mencione el nombre de su institución
Acceso en tiempo real a la Base de Datos de toda la información Símica
Cintas almacenadas de manera adecuada en los almacenes de la Matriz
5. ¿Cuál sería el resultado final de su proyecto? Describa brevemente.
Un aplicativo que permita gestionar de manera eficiente las campañas sísmicas.
Por medio del aplicativo se podra obtener la información del subsuelo que hoy se encuentra en los almacenes de la Matriz, desde cualquier punto del mundo, tanto de la procesada para su interpretación como la informacion de campo para su reprocesamiento. (Parte de la Información está en el proveedor de servicio)
1. ¿Cuál es el nombre de su proyecto de servicio archivístico?
IMPLEMENTACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN (TIC) PARA EL SERVICIO ARCHIVÍSTICO DE LA SERIE DOCUMENTAL COMPROBANTES DE PAGO DEL 2007 AL 2008 DEL ARCHIVO PERIFÉRICO DE LA GERENCIA DE FINANZAS
DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REÚBLICA
2. ¿Cuál es el supuesto que ha motivado su proyecto? (2 ptos)
El modernizar y optimizar el servicio archivìstico, utilizando herramientas de TIC.
3. ¿Cuáles son los entregables de su proyecto?
Entregable 1: Elaboración y publicación de los términos de referencia, para la contratación de alquiler de Equipos tecnológicos para la digitalización.
Entregable 2: Elaboración y publicación de los términos de referencia, para la contratación Administrativa de Servicios de personal especializado en digitalización.
Entregables 3: Preparación y digitalización de los Comprobantes de Pago.
Entregable 4: Modificación del Sistema de Tesorería.
4. Mencione 2 beneficios de su proyecto con respecto a la mejora del servicio en su institución - No es necesario que mencione el nombre de su institución?
•Facilitará disposición de los documentos a través de consulta de manera instantánea.
•Se reducirá los costos y tiempos de espera de la información a los usuarios internos y externos de la CGR.
5. ¿Cuál sería el resultado final de su proyecto? Describa brevemente.
Una vez digitalizada la respectiva serie documental, se obtendrà un servicio mas àgil y oportuno; teniendo la informaciòn a tiempo real.
Lisette Medina
1.¿Cuál es el nombre de su proyecto de servicio archivístico?
Implementación de un sistema de digitalización de documentos: legajos de personal.
2. ¿Cuál es el supuesto que ha motivado su proyecto?
Se ha identificado la necesidad de mejorar el servicio brindado a los usuarios internos, a través de la digitalización de losdocumentos de los legajos de personal, la cual permitirá una mayor rapidez en el servicio.
3. ¿Cuáles son los entregables de su proyecto?
a)Entregable 1 : 1000 legajos de personal digitalizados
b)Entregable 2 :
- El Diagnostico de la situación actual del archivo
-El inventario de documentos y procesos de gestión documental.
-Las líneas de producción implantadas y en funcionamiento.
4. Mencione 2 beneficios de su proyecto con respecto a la mejora del servicio en su institución -
1.Contar con un sistema moderno
2.Brindar un buen servicio al usuario
3.Tener acceso a la información
5. ¿Cuál sería el resultado final de su proyecto?
El resultado final seria el haber logrado digitalizar los 1000 legajos, el cual va a permitir brindar un mejor servicio tanto a los usuarios internos como a la presentación de futuras licitaciones, siendo el servicio ágil y rápido.
INTEGRANTES: RODRIGUEZ SANCHEZ, CINTHIA. PEDROZA SANCHEZ, FRANTY.
1.- MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y ESTUDIO DE PRE FACTIBILIDAD DE LA DIGITALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE LA SUB GERENCIA DE OBRAS PRIVADAS EN LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN MARTIN DE PORRES
2.- La falta de una sistematización de la información que permita la toma de decisiones ágil y dinámica por parte de los funcionarios de la Sub Gerencia de Obras Privadas. Para ello es necesario la actualización del sistema de información del área y un estudio de prefactibilidad de digitalización de documentos.
3.- ENTREGABLE 1
Sistema de información actualizado con la nueva metadata extraída de los documentos de la serie Certificado de Parámetros Urbanísticos y Edificaciones.
ENTREGABLE 2
Informe técnico del estudio de Pre Factibilidad de la Digitalización de los Documentos de la serie Certificado de Parámetros Urbanísticos y Edificaciones.
4. I. Contar con un sistema de información que permita a los funcionarios la resolución y toma de decisiones en forma inmediata y dinámica.
II. Contar con una propuesta de digitalización de documentos factible y que contribuya con el sistema de información.
5. El resultado final de proyecto sería un sistema de información actualizado con metadata que permita la agilización y toma de decisiones en la resolución de trámites, además de un estudio factible de digitalización de documentos para la posteridad.
RESPUESTA Nº 01
Organización, Descripción de la serie documental Expedientes de Extranjeros y de la serie documental fichas de inscripción de extranjeros y su instalación en cajas de archivo y estantería metálica.
RESPUESTA Nº 02
El motivo principal de este proyecto es brindar un mejor servicio al usuario tanto externo e interno, llevando un control de préstamos y fotocopiado de dichas informaciones y conservar la documentación ya que resulta importante para el archivo central de la DIGEMIN.
RESPUESTA Nº 03
•Sección de Extranjería debidamente implementado con anaqueles y cajas archiveras.
•Publicación de un catálogo de las series realizadas.
•Base de datos de las 02 series trabajadas.
•Libro del listado de Inmigrantes ordenados por número de Carnet de extranjería.
•Libro del listado de Extranjeros Inmigrantes ordenados por orden alfabético.
•Libro del listado de Extranjeros Residentes ordenados por número de Carnet de extranjería.
•Libro del listado de Extranjeros Residentes ordenados por orden alfabético.
RESPUESTA Nº 04
-Usuarios satisfechos, ya que se podrá brindar un buen servicio y sobre todo exacto sobre la información que ellos necesitan.
-La conservación de los documentos, como son documentos de valor permanente, necesitan mas atención en su cuidado.
RESPUESTA Nº 05
El resultado final sería primero los entregables del proyecto que para la institución y sobre todo para el archivo resulta importante porque se va a poder brindar el servicio y vamos a obtener usuarios satisfechos, los cuales van a poder tener respuesta a lo que nos solicite
RESPUESTA 1
Proyecto de Digitalización de Documentos de la Serie “Papeles de Trabajo Del 2000 Al 2009”, para facilitar el acceso de la información rápida y eficiente en la Unidad del Órgano de Control Institucional del Ministerio De Trabajo y Promoción del Empleo.
RESPUESTA 2
A través del proyecto de digitalización el Organo de Control Institucional obtendrá un gran mejoramiento de sus actividades y servicios en beneficio de la Nación a través del uso de las tecnologías (la digitalización)
RESPUESTA 3
Esquema de Implementación del Área de digitalización (Línea de producción) del MTC.
Proyecto completo desarrollado.
Manual de procedimiento operativo: instructivo de preparación,Digitalización, control de calidad y autorización de documentos procesados
Guía de Indicadores de Control de los Procesos.
Proyecto como modelo de digitalización de la serie documental papeles de trabajo.
RESPUESTA 4
*Facilitar y mejorar la gestión documental del Órgano de Control Institucional
*Tener acceso a la información en menor tiempo la cual va a permitir mejorar la toma de decisiones.
RESPUESTA 5
El resultado final serie, la "DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS DE LA SERIE PAPELES DE TRABAJO DEL 2000 AL 2009", haciendo uso de la tecnologias para así disponer de la información de manera rápida y eficiente para la toma de decisiones.
1. ¿Cuál es el nombre de su proyecto de servicio archivístico?
Proyecto de Digitalización de documentos, en la Dirección General de Tecnologías Educativas
2. ¿Cuál es el supuesto que ha motivado su proyecto? (2 ptos)
Por ser una de las direcciones que promueve el uso de las TIC ha visto la necesidad de tener los documentos en formato digital. Una de las razones más importantes es la preocupación continua de mantener la información siempre accesible y en buenas condiciones para su preservación y en años posteriores tenerlos en buen estado.
Otra razón, es el uso constante de la documentación por ser administrativa está requerida por personal docente (externo) e incluso en algunos casos se necesita enviar la información a diferentes regiones del país, que normalmente se hace por Courier. Sin embargo esto lleva varias horas y en algunas oportunidades la documentación se requiere al instante, es por eso que ahora vía intranet se envía la información (ya digitalizada) eficientemente.
Al ver la satisfacción en el servicio archivístico se decidió continuar con la digitalización de documentos, no solo de la información considerada "importante" sino de toda aquella producida por la Dirección.
3. ¿Cuáles son los entregables de su proyecto? (4 ptos)
- Inventario de la documentación digitalizada para una búsqueda eficiente.
- Base de datos con la información íntegramente disponible a los usuarios.
- Accesibilidad simultánea a los documentos.
- Uniformidad en los procesos propias de un archivo.
4. Mencione 2 beneficios de su proyecto con respecto a la mejora del servicio en su institución - No es necesario que mencione el nombre de su institución - (4 ptos)
- Tener acceso a la información y disponer de ella de manera ordenada física y digitalmente.
- Protección, preservación y conservación de documentos originales.
5. ¿Cuál sería el resultado final de su proyecto? Describa brevemente. (4 ptos)
Al término del proyecto y el uso adecuado de los recursos y las tecnologías, modernizará la gestión de procesos que esto a su vez traerá la eficiencia en actividades propias de un archivo promoviendo el uso adecuado de la documentación y así la preservación de ellos para años posteriores teniendo como beneficiado principal los docentes (usuarios externos) pues sus trámites serán llevados de manera ágil.
La difusión de la información será rápida a comparación con las engorrosas tareas de faxearlas y/o enviándolas vía Courier, esto promoverá el valor de tener un archivo modernizado pues optimiza las tareas, recursos, espacio y tiempo.
1.¿Cuál es el nombre de su proyecto de servicio archivístico?
•Digitalización de la serie Expediente técnico de Personas Jurídicas del Área de Poderes del Banco Interamericano de Finanzas.
2.¿Cuál es el supuesto que ha motivado su proyecto?
•Poder mejorar el sistemas de modernización aplicando nuevas tecnologías
•Poder mejorar el sistema de otorgamiento de poderes
•Poder mejorar la atención a los usuarios internos y externos
•Poder acceder rápidamente a los documentos requeridos
3.¿Cuáles son los entregables de su proyecto?
•Tener la serie documental Expediente Técnico de Personas Jurídicas debidamente organizado aplicando los procesos archivisticos.
•Una base de dato de los documentos que se han digitalizado
•Las imágenes digitalizadas
4.Mencione 2 beneficios de su proyecto con respecto a la mejora del servicio en su institución
•El poner en práctica esta proyecto no solo es un beneficio para el área de poderes, el cual custodia esta serie, sino que también sirve como apoyo para toda la Sub Gerencia de Asesoria Legal, el cual ve diferente temas partiendo de los estudios de poderes que se hacen a las personas jurídicas (empresa).
•El segundo motivo por que se pone en marcha esta proyecto es por que esta serie es fundamental para los ingresos que recibe el Banco , al ser estudios de poderes por cada cliente se recibí un porcentaje dentro del área legal , el cual permite generar ganancias y así permite poder financiarse del mismo modo
5.¿Cuál sería el resultado final de su proyecto?
•Creo que el resultado final del proyecto que se esta poniendo en marcha seria , el poder beneficiarnos con el programa de digitalización , el cual llegaría hacer optimo no solo para la Sub Gerencia de Asesoria Legal , sino que permitiría poder servir como modelos para ser aplicado en todas las áreas del Banco , el cual mejoraría mucho mas , ya que la información que se maneja es diaria , y que de acuerdo a los objetivos trazados por el Banco ,es poder dar un buen servicios a sus clientes y que mejor servicio sino el poder ayudarlos en el momento facilitando respuestas, consultas y requerimientos que pueda tener .
1. ¿Cuál es el nombre de su proyecto de servicio archivístico?
Digitalización de los títulos archivados del Archivo Periférico de Títulos Archivados de la Zona-IX
2. ¿Cuál es el supuesto que ha motivado su proyecto? (2 ptos)
La demora en el servicio y el deterioro de los títulos archivados por la manipulación al sacar copia.
3. ¿Cuáles son los entregables de su proyecto? (4 ptos)
Culminación de la digitalización de todos los títulos archivados y digitalización todos los títulos archivados recientemente.
4. Mencione 2 beneficios de su proyecto con respecto a la mejora del servicio en su institución
a-El servicio al usuario interno y externo e manera rápida y eficiente.
b-Conservación de los títulos archivados que se resguardan en el archivo de títulos archivados.
5. ¿Cuál sería el resultado final de su proyecto? Describa brevemente.
El proyecto tiene como fin la digitalizción de todos los títulos archivados para los dos servicios que se prestan directamente en el archivo tanto de copia simple como lectura, así evitaremos el deterioro de los títulos archivados y para una mejora en el servicio incluso ampliandose en las copias certificadas.
1. ¿Cuál es el nombre de su proyecto?
Implementación del Servicio Archivístico Digital
2. ¿Cuál es el supuesto que ha motivado su proyecto?
La inefectividad en el servicio por la falta de la aplicación de las nuevas tecnologías de información para la rápida atención.
3. ¿Cuáles son los entregables?
- Software implementado con asistencia para la producción de imágenes digitalizadas.
- Fortalecimiento de capacidades al personal.
4. Mencione 2 beneficios de su proyecto con respecto a la mejora del servicio en su institución-No es necesario que mencione el nobre de su institución?
- Se asume que el impacto en la situación con proyecto, significará un ahorro de tiempo en búsqueda y organización de la documentación de 50%.
- Mayor rapidez del servicio archivístico en la atención de usuarios externos (ciudadanía, instituciones).
- Mejor flujo de información archivística entre las Unidades Orgánicas.
5. ¿Cuál sería el resultado de su proyecto? Describa brevemente.
El resultado es obtener un Sistema de Servicio Archivístico Digital el cual permitirá la efectividad en el servicio que ofrece mediante el uso de las TIC´s para beneficio de la ciudadanía y ella misma.
1. ¿Cuál es el nombre de su proyecto de servicio archivístico?
Implementación de Plataforma anexa al SICOFTES para el Servicio Archivístico
2. ¿Cuál es el supuesto que ha motivado su proyecto? (2 ptos)
Mejorar el servicio que se brinda aprovechando que existe la plataforma SICOFTES ( Sistema Contable y Financiero de Tesorería)en el área contable de la Empresa, lo cual reducirá tiempo de atención en el archivo y a su vez no generara demasiados costos en su ejecución.
3. ¿Cuáles son los entregables de su proyecto? (4 ptos)
1. Entregable 1: Plataforma de consulta para la localización de documentos
2. Entregable 2: Guía con todos los documentos en custodia del archivo
4. Mencione 2 beneficios de su proyecto con respecto a la mejora del servicio en su institución - No es necesario que mencione el nombre de su institución - (4 ptos)
A.- Mejora la atención lo que significara que la toma de decisiones en el área de Tesorería mejore ya que podrán contar con lo que necesiten en un mínimo tiempo beneficiando así a los usuarios internos y externos brindando un servicio de calidad.
B.- Al utilizar la plataforma SICOFTES y el mismo al ser de uso de los Stake Holder internos, podrán ellos consultar si los documentos a solicitar se encuentran en el archivo o si esta con otro usuario producto del trámite propio del documento.
5. ¿Cuál sería el resultado final de su proyecto? Describa brevemente. (4 ptos)
Optimizar el Servicio Documental, con la finalidad de reducir el tiempo de búsqueda, la cual contribuirá de igual manera con la reducción de costos en horas hombre, a su vez de dotar de esta herramienta al Archivo de Contabilidad y que pueda servir de modelo para las distintas áreas de la Empresa de aplicar el mismo sistema e impulse la creación de un Archivo Central y que consolide a todos los archivos de la Empresa.
ROBERTO ROMERO C.
RESPUESTA Nº 01: IMPLEMENTAR UNA LÍNEA DE DIGITALIZACIÓN SIN VALOR LEGAL DE LA SERIE DOCUMENTAL RESOLUCIONES DE ALCALDÍA
RESPUESTA Nº 02: EL SUPUESTO QUE HA MOTIVADO MI PROYECTO ES LA DEMORA EN LA ATENCIÓN Y ENTREGA DE LA INFORMACIÓN SOLICITADA POR ALCALDÍA Y LA GERENCIA MUNICIPAL; ASI COMO EL DETERIORO DE LOS DOCUMENTOS EN SOPORTE DE PAPEL POR LA CONSTANTE MANIPULACIÓN
RESPUESTA Nº 03: LOS ENTREGABLE DE MI PROYECTO SON EL MANUAL DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS Y EL INFORME DE CULMINACIÓN DEL PROYECTO
RESPUESTA Nº 04: REDUCIR CONSIDERABLEMENTE EL TIEMPO DE ATENCIÓN A LAS SOLICITUDES DE INFORMACIÓN FORMULADAS, PRINCIPALMENTE, POR LA GERENCIA MUNICIPAL Y ALCALDÍA; ASÍ COMO SATISFACER LA DEMANDA DE INFORMACIÓN REQUERIDA POR LOS CIUDADANOS A TRAVÉS DE LA LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
RESPUESTA Nº 05: EL RESULTADO FINAL DE MI PROYECTO SERÁ LA RÁPIDEZ, AGILIDAD Y CELERIDAD EN UBICAR Y BRINDAR LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN LA SERIE RESOLUCIONES DE ALCALDÍA, A LAS DIVERSAS AREAS QUE LAS REQUIERAN, YA QUE AL ESTAR DIGITALIZADAS, PODRÁ SER ENVIADA POR CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL; DE ESTA MANERA SE REDUCIRÁ TIEMPO DE ATENCIÓN AL USUARIO INTERNO
1.¿Cuál es el nombre de su proyecto de servicio archivístico?
Digitalización de los Expedientes Técnicos de Obra
2.Cuál es el supuesto que ha motivado tu proyecto?
El principal fin y el más importante es el servicio a los usuarios, para con ello lograr poder brindarles la información en un corto tiempo y con un mas rápido acceso.
3.¿Cuáles son los entregables de su proyecto?
a.Entregable 1: 300 Expedientes Técnicos de Obra Digitalizados sin Valor Legal
b.Entregable 2: Base de Datos de los Expedientes Técnicos de Obra.
4.Mencione 2 beneficios de su proyecto con respecto a la mejora del servicio en su institución
a.Contar con una Base de Datos de imagenes digitalizadas
b.Brindar un rápido servicio de los documentos
c.Tener un rápido y fácil acceso a los Expedientes Técnicos de Obra.
5.¿Cuál sería el resultado final de su proyecto? Describa brevemente.
El resultado final del proyecto serán los expedientes de obras digitalizados, y organizados en una base de datos la cual nos va a dar un mejor y rápido acceso, logrando con ello satisfacer las necesidades de los usuarios ya sean internos o externos,
A su vez esto va a servir como ejemplo para el servicio a brindar en el archivo central, viendo que de esta manera se puede brindar un rápido mejor y ágil servicio.
1.¿Cuál es el nombre de su proyecto de servicio archivístico?
Implementación y digitalización de los expedientes de trámites de licencias de conducir del Archivo Periférico de Dirección de Circulación de Seguridad y Vial del Ministerio de Transportes y Comunicaciones.
2.¿Cuál es el supuesto que ha motivado su proyecto?
Principalmente la motivación que conlleva el desarrollo del presente proyecto
es agilizar y brindar un excelente servicio archivístico tanto a los usuarios internos y externos.
3.¿Cuáles son los entregables de su proyecto?
Los principales entregables de mi proyecto son:
Elaboración del inventario en la base de datos.
Organizar e implementar la imagen digital en micro archivo.
Informe de avance de la digitalización mensual
4. Mencione 2 beneficios de su proyecto con respecto a la mejora del servicio en su institución - No es necesario que mencione el nombre de su institución
a. Brindar un servicio archivístico eficiente y eficaz tanto a los usuarios internos y externos.
b. Promover acceso a la información transparente utilizando tecnologías de información (TIC)
5.¿Cuál sería el resultado final de su proyecto? Describa brevemente.
El proyecto tiene un resultado final a obtener la digitalización de los expedientes de trámite de licencias de conducir y brindar un excelente servicio archivístico en tiempo real tanto a los usuarios internos y externos
1. Digitalización de la serie cerrada LAMINAS CATASTRALES.
2. El proyecto ha sido ejecutado debido a la necesidad de buscar documentos al usuario externo e interno de la institución. Ya que estas laminas antiguas contienen en sus planos prediales el número de expediente que le corresponde a cada dirección, facilitando así en la búsqueda de la información (expedientes antiguos que datan de 1917 – 1985), por parte de los técnicos archiveros para servicio de los usuarios, ya que el sistema AS/ 400 se empezó a usar en los 86, no ha registrado esos años y este proyecto complementa el servicio en tiempo record.
3.Los entregables del proyecto son:
- Aplicar los procesos técnicos archivistitos a la serie documental láminas catastrales.
- Las imágenes digitalizadas de la serie.
- Sistema de gestión urbanístico actualizado.
- La implementación de una línea de digitalización en un primer nivel.
- Mejoramiento en el tiempo de consulta. (Facilitar el acceso de información y navegación a usuarios internos.)
4. - Este proyecto beneficia a los usuarios externos (vecinos) que buscan hacer sus trámites en poco tiempo y requieren su información para sustentar sus requerimientos (licencias de construcción, inspección ocular, licencias de funcionamiento, divorcios, etc).
- Este proyecto beneficia a la institución en la búsqueda de la información en tiempo record, así como el manejo de documentos digitales que facilitan el servicio interno y externo.
5. Los resultados una vez digitalizadas las laminas catastrales, facilitaran las busquedas por direccion del administrado beneficienado al administrado en sus tramites de forma rapida y en cumplimiento de los plazos de busquedas de la informacion.
1.¿Cuál es el nombre de su proyecto de servicio archivístico?
Implementación del archivo periférico de la oficina de tesorería
2.¿Cuál es el supuesto que ha motivado su proyecto?
Implementar un archivo Periférico de la oficina de Tesorería, donde se aplicara los procesos técnicos archivísticos para así brindar un rápido y efectivo servicio de información
3.¿Cuáles son los entregables de su proyecto?
1)Organización de la serie recibos de ingreso de los años 2004, 2005, 2006,2007 y 2008.
2)Transferencia al archivo central de la serie recibos de ingreso de los años 2004, 2005, 2006,2007 y 2008.
3)Organización de la serie comprobantes de pago del año 2007.
4.Mencione 2 beneficios de su proyecto con respecto a la mejora del servicio en su institución
Implementación de un archivo periférico: la documentación generada por la oficina de tesorería tiene un lugar específico donde se custodia y se brinda servicio de información.
Acceso a la información de los documentos en tiempo real.
5.¿Cuál sería el resultado final de su proyecto? Describa brevemente.
El final de este primer proyecto es la instalación de un archivo periférico, que cuente con un espacio adecuado para la documentación que seguirá entrando; la adecuada organización de las series que crea la oficina y haber concluido satisfactoriamente con las transferencias estipuladas en el contrato.
1. ¿Cuál es el nombre de su proyecto de servicio archivístico?
Digitalización de la Serie Documental Resoluciones Directorales Nacionales del Archivo Central del Instituto Nacional del Cultura
2. ¿Cuál es el supuesto que ha motivado su proyecto?
Modernizar y acelerar el servicio archivístico que se brinda el archivo central para lo cual se esta utilización la digitalización para lograr el objetivo.
3. ¿Cuáles son los entregables de su proyecto?
Términos de Referencia para el Diagnostico Situacional y Elaboración del Programa de Control de Documentos del Archivo Central del INC.
Ejecución de los Procesos Técnicos Archivísticos en el Archivo del INC.
Contratación de los servicios de una consultoría para el inventario, optimización y elaboración del manual de procesos de gestión documental del INC
4. Mencione 2 beneficios de su proyecto con respecto a la mejora del servicio en su institución - No es necesario que mencione el nombre de su institución
Permitirá disponer, en el archivo central una base de datos actualizable automáticamente, además permitirá disponer de archivos ordenados físicamente de acuerdo a estándares predeterminados.
Brindará ayuda y permitirá mejorar los tiempos invertidos en la atención a los usuarios.
5. ¿Cuál sería el resultado final de su proyecto? Describa brevemente.
Luego de obtenerlas imágenes digitalizadas de la documentación se va a proceder a realizar el servicio archivístico lo cual le va a permitir información en un tiempo real
1. ¿Cuál es el nombre de su proyecto de servicio archivístico?
CAMBIO DEL SISTEMA DE SERVICIO DE LA SERIE COMPROBANTES DE PAGO DEL HEP
2. ¿Cuál es el supuesto que ha motivado su proyecto?
El Archivo Central si bien se encuentra en organización de la documentación del Hospital de Emergencias pediátricas y reconoce las necesidades de información de su usuario mas constante y los beneficios que otorga a la entidad como unidad proveedora de información no a implantado un correcto servicio que permita agilizar esta acción convirtiéndolo solo en un archivo con practicas tradicionales no acorde con las practicas modernas de archivo.
Los datos recogidos por los inventarios no satisface la necesidad de información que tiene el usuario teniendo el usuario que revisar todo el expediente de comprobante de pago y más aun tener que acudir al local de archivo el mismo que esta localizado a 10 minutos de la institución generando perdida de tiempo en el consultante.
3. ¿Cuáles son los entregables de su proyecto?
1. Imágenes digitales de la serie comprobantes de pago
2. Sistema implementado y diseñado
4.Mencione 2 beneficios de su proyecto con respecto a la mejora del servicio en su institución - No es necesario que mencione el nombre de su institución
Disminuye el tiempo de búsqueda y consulta de documento tanto para el consultante como para el que da el servicio; dando la posibilidad de usar este tiempo en otras actividades.
Permitir al usuario acceder a su información sin trámites tediosos de forma directa y recuperar la información que le sea necesaria con solo imágenes, evitando su traslado al local del archivo y la revisión de todo un expediente, pues recuperará solo el documento que necesita y no todo un expediente.
5. ¿Cuál sería el resultado final de su proyecto? Describa brevemente.
Resaltar la importancia de contar con información al instante, en el momento que se requiera; alcanzar el cambio de ver al archivo como un área que conserva solo documentos en papel y ser vista como una unidad capaz de permitir el acceso a documentos digitales y que se encuentra a la vanguardia de las necesidades de información de la institución capaz de usar las herramientas que la tecnología brinda como la Web 2.0 entre otras similares que nos ayudan a implementar un archivo con el mínimo de costos
1. ¿Cuál es el nombre de su proyecto de servicio archivístico?
Proyecto de digitalización documental. Expedientes y Registros de Hidrocarburos de los años 2000-2009.
2. ¿Cuál es el supuesto que ha motivado su proyecto? (2 ptos)
Las series más solicitadas al Archivo Central del Ministerio de Energía y Minas (MEM), es la correspondiente a los Registros y Expedientes de Hidrocarburos, y identificando los tiempos de respuesta a las consultas concluyendo que eran deficientes, por lo cual se tomo la decisión de migrar a un soporte electrónico y crear un sistema que permita visualizar los documentos y recuperar en un mínimo tiempo, es decir, en tiempo real , la información necesaria para satisfacer al usuario para que este pueda también desarrollar sus funciones con lo cual agilizaría la gestión, contribuyendo con esto a la satisfacción de los usuarios finales de la administración, los ciudadanos.
3. ¿Cuáles son los entregables de su proyecto?
• Sistema que permite buscar, visualizar y recuperar los documentos electrónicos.
• Base datos y servidor donde se almacena los documentos electrónicos.
• Manual de uso del sistema, para los facilitadotes de la información.
• Buscadores Web, para usuarios finales.
4. Mencione 2 beneficios de su proyecto con respecto a la mejora del servicio en su institución - No es necesario que mencione el nombre de su institución
• Reduciremos el tiempo de atención a los usuarios internos, sus consultas y búsquedas serán inmediatas, facilitando la información al especialista o funcionario para la realización de sus labores, satisfaciendo no solo las necesidades de este sino además la necesidad del usuario final o ciudadano.
• La conservación de la documentación que obra en papel debido a un decremento de la manipulación, será mejor y más duradera, aunque el proceso de digitalización no conlleva al valor legal, es ejecutada con fines de agilizar la gestión, ya que como se menciona en el proyecto es el usuario interno quien solicita al archivo central la documentación para el desarrollo de sus funciones, es por eso que la manipulación de la documentación solo se dará en los casos de copias certificadas, donde necesariamente se tiene que cumplir el servicio y trabajar con la documentación original.
5. ¿Cuál sería el resultado final de su proyecto? Describa brevemente.
Seria el de contar con un sistema que permita acceder a la información de forma inmediata de la serie más consultada, que es la de registros y expedientes de hidrocarburos, además de que se genere un sistema que los documentos ya solo se digitalice desde la unidad orgánica y así puedan alimentar al sistema, un programa de capacitación de los facilitadotes de la información y la correspondiente difusión masiva de los beneficios mediante el uso de herramientas Web. Estos resultados impulsarían a una toma de decisiones a nivel institucional como de expandir este proyecto a las demás series, la generación de una política de cero papel, integrando todo a un sistema de automatización documental, siguiendo las pautas del gobierno electrónico
1. ¿Cuál es el nombre de su proyecto de servicio archivístico
Rpta1. “Digitalización de la serie cerrada LAMINAS CATASTRALES”
2. ¿Cuál es el supuesto que ha motivado su proyecto?
Rpta 2. modernización de su sistema de gestión urbano ha identificado la necesidad de mejorar la difusión de las laminas catastrales, lo cual permitirá la satisfacción de las áreas en cuanto a antecedentes urbanos como son: números de expedientes, numeración antigua asignada, áreas perimétricas y nombres de los propietarios así mismo este proyecto aspira a ser el primer paso de implementar las técnicas y tecnologías que permitan la optimización, explotación y gestión de las imágenes digitales a través de diferentes tratamientos de las series documentales.
3. ¿Cuáles son los entregables de su proyecto?
1. Aplicar los procesos técnicos archivísticos a la serie documental láminas catastrales.
2. Las imágenes digitalizadas de la serie.
3. Sistema de gestión urbanístico actualizado.
4. La implementación de una línea de digitalización en un primer nivel.
5. Mejoramiento en el tiempo de consulta. (Facilitar el acceso de información y navegación a usuarios internos capacitar)
4. Mencione 2 beneficios de su proyecto con respecto a la mejora del servicio en su institución –
Rpta 4 - Este proyecto beneficia a los usuarios externos (vecinos) que buscan hacer sus trámites en poco tiempo y requieren su información para sustentar sus requerimientos (licencias de construcción, inspección ocular, licencias de funcionamiento, divorcios, etc).
- Este proyecto beneficia a la institución en la búsqueda de la información en tiempo record, así como el mejor manejo de documentos digitales.
5. ¿Cuál sería el resultado final de su proyecto? Describa brevemente.
Rpta5 - es la mejora del tiempo de recuperación de la información en tiempo sistematizado muchas veces ya no se necesitara la manipulación del documento original salvo algunas excepciones. Y la implementación de una línea de digitalización a primer nivel que se ira complementando mas adelante.
1 Cuál es el nombre de su proyecto de servicio archivístico?
La organizacion y descripcion de los estudios ambientales de empresa
de la direccion de asuntos ambientales de industria del ministerio de la produccion
2. ¿Cuál es el supuesto que ha motivado su proyecto? (2 ptos
El congestionamiento documental , asi como la perdida de horas hombre en la solicitud de servicio
3. ¿Cuáles son los entregables de su proyecto?
Estudios ambientales organizados
inventarios manuales
diagnostico situacional
plan de trabajo de archivo
informe tecnico
4 . Mencione 2 beneficios de su proyecto con respecto a la mejora del servicio en su institución
1 Mejor servicio y rapidez del acceso a la informacion
2 conservacion adecuada de la informacion
5¿Cuál sería el resultado final de su proyecto? Describa brevemente
El resultado final sera tener los estudioa ambientales sobre las estanterias clasificados por series documentales , por empresa, y con su signacion
en descripcion redactar inventarios a mano para facilitar la ubicacion
1. ¿Cuál es el nombre de su proyecto de servicio archivístico?
Digitalización de la serie cerrada: LAMINAS CATASTRALES
2. ¿Cuál es el supuesto que ha motivado su proyecto?
El proyecto ha sido ejecutado debido a la necesidad de buscar documentos al usuario externo e interno de la institución. Ya que estas laminas antiguas contienen en sus planos prediales el número de expediente que le corresponde a cada dirección, facilitando así en la búsqueda de la información (expedientes antiguos que datan de 1917 – 1979), por parte de los técnicos archiveros para servicio de los usuarios, ya que el sistema que se creo en los 90, no ha registrado esos años y este proyecto complementa el servicio en tiempo record.
3. ¿Cuáles son los entregables de su proyecto?
a) Las imágenes digitalizadas de la serie.
b) Sistema de gestión urbanístico actualizado.
c) La implementación de una línea de digitalización en un primer nivel.
d) Mejoramiento en el tiempo de consulta. (Facilitar el acceso de información y
navegación a usuarios internos)
4. Mencione 2 beneficios de su proyecto con respecto a la mejora del servicio en su institución.
- Disminución de tiempo en la búsqueda de la información
- Aplicación de los procesos técnicos archivísticos a la serie documental láminas catastrales.
5. ¿Cuál sería el resultado final de su proyecto?
Luego de la digitalización, el tiempo de recuperación disminuirá significativamente cumpliendo con los plazos de búsqueda de la información.
1. ¿Cuál es el nombre de su proyecto de servicio archivístico?
Implementación, Organización, Descripción de la serie documental Expedientes de Extranjeros y de la serie documental fichas de inscripción de extranjeros
2. ¿Cuál es el supuesto que ha motivado su proyecto?
•Brindar un mejor servicio al usuario tanto externo e interno
•Llevar un control de préstamos de dichas informaciones
•Conservar la documentación en buen estado por la importancia que tiene para el archivo central de la DIGEMIN
3. ¿Cuáles son los entregables de su proyecto?
• Sección de Extranjería debidamente implementado con anaqueles y cajas archiveras.
•Publicación de un catálogo de las series realizadas.
•Base de datos de las 02 series trabajadas.
•Libro del listado de Inmigrantes ordenados por número de Carnet de extranjería.
•Libro del listado de Extranjeros Inmigrantes ordenados por orden alfabético.
•Libro del listado de Extranjeros Residentes ordenados por número de Carnet de extranjería.
•Libro del listado de Extranjeros Residentes ordenados por orden alfabético.
4. Mencione 2 beneficios de su proyecto con respecto a la mejora del servicio en su institución No es necesario que mencione el nombre de su institución
- Usuarios satisfechos, ya que se podrá brindar un buen servicio y sobre todo exacto sobre la información que ellos necesitan.
- La conservación de los documentos, como son documentos de valor permanente, necesitan mas atención en su cuidado.
5. ¿Cuál sería el resultado final de su proyecto?
Lo que obtenemos con este proyecto es proteger la documentacion, obtener registros de la documentación para así brindar un mejor servicio.
Esto también nos prepara para nuevos proyectos, en la que se podrá utilizar la digitalización e integrar la base de datos a una mayor en un sistema que integre toda la información de la DIGEMIN.
1. ¿Cuál es el nombre de su proyecto de servicio archivístico?
“Implementación de tecnologías de información y comunicación para la difusión de las planillas de pago de personal del instituto peruano del deporte”
2. ¿Cuál es el supuesto que ha motivado su proyecto? (2 ptos)
Mejorar en el servicio de información de la serie Planillas de Pago del Personal de los años 1981 hasta el 2008 del Instituto Peruano del Deporte mediante el proceso de digitalización sin valor legal para su fácil accesibilidad de la información del usuario interno y externo, debido a la consulta constante y así de esta manera ahorrar tiempo y mejorar la calidad de servicio.
3. ¿Cuáles son los entregables de su proyecto? (4 ptos)
• Levantamiento de Información.
• Informe de avance de la digitalización consolidada mensual.
• Base de Datos contenedora de todos los campos digitados correspondiente a las planillas de pago.
4. Mencione 2 beneficios de su proyecto con respecto a la mejora del servicio en su institución - No es necesario que mencione el nombre de su institución - (4 ptos)
• Reducir el tiempo de servicio para el acceso de servicio
• Conservación de las Planillas de Pago
5. ¿Cuál sería el resultado final de su proyecto? Describa brevemente. (4 ptos)
El resultado final es tener la información digitalizada para brindar el servicio mediante el acceso a la información al usuario interno y externo, como también a la Oficina Nacional de Pensiones, reduciendo el tiempo de atención según el acceso a la información que son siete días útiles de plazo. Por lo cual se tendrá en buen estado el documento. Esto serie un modelo de la unidad de Personal, para luego implementar con los documentos más importantes de las otras oficinas, mediante el apoyo de secretaria General y próximamente contar con un blog del Archivo central según lo aprendido durante las clases que ha sido de gran ayuda.
1.¿Cuál es el nombre de su proyecto de servicio archivístico?
Proyecto de digitalización de la documentación del archivo de la Oficina de Logística del Ministerio de la Producción
2.¿Cuál es el supuesto que ha motivado su proyecto?
Tener un archivo sistematizado que no solo permita el un mejor servicio al usuario sino que también brinde beneficios al archivo y se evite el uso excesivo de recursos
3.¿Cuáles son los entregables de su proyecto?
•Diagnóstico de la documentación, Plan de Trabajo y Cronograma de Actividades
•Digitalización de toda la documentación y software en donde contengan toda la documentación que ha sido digitalizada
•Capacitación al personal en el uso del software
4. Mencione 2 beneficios de su proyecto con respecto a la mejora del servicio en su institución
•La atención del servicio será mas rápida dando satisfacción al usuario, para así poder ayudarlo en el desarrollo de sus funciones
•Mediante la digitalización se podrá conservar mejor la documentación ya que esta no estará expuesta a los usuarios
5.¿Cuál sería el resultado final de su proyecto? Describa brevemente.
La digitalización de toda la documentación además de la implementación y manejo del software. También se podría realizar una evaluación del sistema fijando indicadores que permitan conocer si el sistema satisface totalmente las exigencias del usuario
LAS PREGUNTAS DEL CURSO SERVICIO ARCHIVÍSTICO SON LAS SIGUIENTES:
1. ¿Cuál es el nombre de su proyecto de servicio archivístico?
Respuesta:
Digitalización de los documentos del Archivo Periférico de la Escuela Nacional de Archiveros.
2. ¿Cuál es el supuesto que ha motivado su proyecto? (2 ptos)
Respuesta:
El supuesto seria mejorar la atención de los servicios en el archivo de la Escuela Nacional de Archiveros, y tener digitalizada toda la documentación del Archivo Periférico de la escuela Nacional de archiveros.
3. ¿Cuáles son los entregables de su proyecto? (4 ptos)
Respuesta:
Entregable 1: El informe técnico donde se detalla las actividades ejecutadas para la documentación digitalizada del Archivo Periférico de la Escuela Nacional de Archiveros, que consta de 45 metros lineales.
Entregable 2: Elaborar un informe técnico sobre la digitalización de los documentos del Archivo periférico de la ENA.
4. Mencione 2 beneficios de su proyecto con respecto a la mejora del servicio en su institución - No es necesario que mencione el nombre de su institución - (4 ptos)
Respuesta:
Contar con los recursos necesarios
Brindar servicios de documentos digitalizados
Tener acceso a Internet
5. ¿Cuál sería el resultado final de su proyecto? Describa brevemente. (4 ptos)
Respuesta:
Sería que la dirección a favor de mejorar la atención de sus servicios en el archivo periférico se ha decidido por realizar una digitalización de los documentos para permitir una mejor atención a sus usuarios.
Publicar un comentario